Veranstaltungsleiter

(Titelbild Quelle: pixabay.com | Fotograf: epicantus)

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Die Aufgaben und Pflichten eines Veranstaltungsleiters sind gesetzlich nicht einheitlich geregelt, lassen sich aber aus den DGUV Vorschriften 1 und 17, der Musterversammlungsstättenverordnung (MVStättV §§ 38, 40 ) und der Versammlungsstättenverordnung (VStättV) ableiten. So ist der Veranstaltungsleiter in allererster Linie dafür verantwortlich, die Sicherheit der Veranstaltung und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Im Detail betrachtet erfordert diese vermeintlich leichte Aufgabe einen ganzen Wust an Tätigkeiten, Kompetenzen, persönlicher Hingabe und Befähigung und jede Menge Organisationstalent.

Unser Multitalent für Ihr einzigartiges Event

  • Vertretung des Veranstalters vor und während der Veranstaltung
  • Unsere Veranstaltungsleiter dienen selbstverständlich als Ansprechpartner für Behörden wie z. B. das Ordnungsamt, das Bauamt, das Gesundheitsamt oder die örtliche Polizei
  • Wir sorgen dafür, dass alle für behördliche Abnahmen erforderlichen Auflagen erfüllt werden und die Veranstaltung reibungslos ablaufen kann
  • Im sicherheitsrelevanten Ernstfall trifft unser Veranstaltungsleiter auch eine Entscheidung über Abbruch oder Unterbrechung der Veranstaltung z. B. bei Überfüllung oder wetterbedingtem Abbruch
  • Unsere Veranstaltungsleiter kennen nicht nur die Veranstaltungsörtlichkeiten in- und auswendig, sie haben auch zu jeder Zeit den tatsächlichen Stand der einzelnen an der Veranstaltung beteiligten Gewerke im Blick
  • Die Koordination der einzelnen Sicherheitskräfte (Rettungsdienst, Sanitätsdienst, Security, Brandsicherheitswachdienst etc.) und die Einweisung der Mitarbeiter in ihre Tätigkeiten gehören ebenfalls zu seinem Aufgabengebiet
  • Anhand eines vorab erstellten Sicherheitskonzeptes weist der Veranstaltungsleiter alle Mitarbeiter auf das Verhalten im Ernstfall ein, sodass ein besonnenes und ruhiges Vorgehen gegeben ist
  • Festlegung und Implementierung von Kommunikationswegen während der Veranstaltung, die in einer Leitzentrale zusammenlaufen
  • Ständige Überwachung und Dokumentation der Lage auf der Veranstaltung, um auch die ordnungsgemäße Durchführung gemäß der erfolgten Genehmigungen und Auflagen und dem Sicherheitskonzeptes sicherzustellen
  • Ständige Kontrolle der Sicherheitsmaßnahmen auf dem Veranstaltungsgelände
Veranstaltungsleiter Eventleiter Hannover
Unsere Veranstaltungsleiter sorgen für eine sichere Veranstaltung in Hannover und Umgebung(Quelle: pixabay.com | Fotograf: unsplash)

Das zeichnet unsere Veranstaltungsleiter aus

Zunächst sei gesagt. Ein Veranstaltungsleiter ist nicht mit dem Projektleiter einer Veranstaltung zu verwechseln. Auch wenn der Trugschluss naheliegt, da beide die Veranstaltung von Anfang an betreuen und im Detail mitplanen, so gibt es einen wesentlichen Unterschied, der auch der Grund ist, warum die beiden Positionen auch nicht in einer Person vereint werden sollten: Während der Projektleiter all seine Bemühungen darauf ausrichtet, die Veranstaltung optimal zu planen und durchzuführen, muss der Veranstaltungsleiter sein Augenmerk auf die Sicherheit des Events legen und deshalb ggf. die Veranstaltung auch ohne Zögern abbrechen oder absagen. Das dürfte einem Projektleiter naturgemäß nicht allzu leicht fallen.

Unsere Veranstaltungsleiter zeichnen sich nicht nur durch eine hohe Qualifikation aus, vielmehr bringen sie auch einen ganzen Blumenstrauß an Soft Skills mit: So kennzeichnet sie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, ein besonderes Organisationstalent, eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit und eine starke Durchsetzungsfähigkeit, die im Ernstfall auch gegenüber dem Veranstalter zugunsten der Sicherheit zum Zuge kommt. Dazu kommt noch, dass sie jederzeit den Überblick behalten und dabei ruhig und koordiniert handeln.

Die Aufgaben des Veranstaltungsleiters

Nachdem Sie uns beauftragt haben, die Veranstaltungsleitung für Sie als Veranstalter zu übernehmen, benötigen wir zunächst alle wichtigen Details zu Ihrer Veranstaltung: Wann, wo, was, mit wie vielen Gästen wird gerechnet und so weiter und so fort. Als Nächstes wird sich dann unser Veranstaltungsleiter erst einmal mit dem Veranstaltungsgelände vertraut machen, denn erst wenn er das Gelände im Detail kennt, kann er seinen Aufgaben optimal nachkommen. Er muss zum Beispiel genau wissen, wie viele Personen in einer Halle in welcher Bestuhlungsform zugelassen sind, wie viele Fluchtwege bereitstehen müssen und wie viele Parkplätze verfügbar sein müssen. Und das ist nur die Spitze vom Eisberg.

Eine enge Zusammenarbeit mit dem leitenden verantwortlichen Veranstaltungstechniker, dem bestellten Sicherheitsdienstleister, ggf. Produktionsmitarbeitern und Behörden gehört zu den Hauptaufgaben unseres Veranstaltungsleiters. Denn erst diese enge Zusammenarbeit gibt ihm den nötigen Einblick in die Notwendigkeiten der einzelnen „Abteilungen” und damit die Möglichkeit, alle optimal zu koordinieren. Das schafft Sicherheit –  vor, während und nach der Veranstaltung.

Veranstaltungsleiter Eventleiter Hannover
Damit Sie ausschließlich Freude an Ihrer Veranstaltung haben. (Quelle: pixabay.com | Fotograf: DariuszSankowski)

Der Ablauf und wesentliche Grundlagen

Das auf die Veranstaltung abgestimmte Sicherheitskonzept bildet neben den Genehmigungsauflagen und den Auflagen der jeweiligen Ämter und der eventuell benötigten Einsatzkräfte die Grundlage der Veranstaltungsleitung. Auf dieser Grundlage wird der Veranstaltungsleiter seine Bemühungen während der Planungsphase darauf ausrichten, alle Ihre Wünsche und Vorstellungen wahr werden zu lassen und die Erwartungen Ihrer Gäste nicht nur zu erfüllen, sondern noch zu übertreffen. In der darauf folgenden Umsetzungsphase, also im Aufbau, prüft unser Veranstaltungsleiter kompetent und akribisch, dass alle Vorgaben erfüllt werden, der tatsächliche Stand aller Gewerke den Anforderungen entspricht und die Sicherheit des Events einwandfrei gegeben ist. Sollte dies nicht der Fall sein, bessert er umgehend nach, um die Sicherheit wiederherzustellen. Außerdem informiert er vor der Veranstaltung alle Mitarbeiter und Einsatzkräfte über ihren jeweiligen Einsatzbereich und das richtige Verhalten im Ernstfall und rüstet alle sicherheitsrelevanten Kräfte mit geeigneten Kommunikationsmitteln aus. In der Regel sind das Funkgeräte mit Headset. Sämtliche Informationen laufen dann in der Koordinierungsstelle zusammen, der der Veranstaltungsleiter vorsteht. Erst wenn all dies geschehen ist, kann die Veranstaltung und damit der sichtbare Teil unserer Arbeit beginnen: Mit Kontrollgängen wird ständig die Sicherheitslage geprüft und dokumentiert. Unser Veranstaltungsleiter ist selbstverständlich die gesamte Zeit vor Ort und jederzeit erreichbar, um alle sicherheitsrelevanten Entscheidungen schnell und kompetent treffen zu können.Und erst wenn Ihre Veranstaltung zu Ende ist, der Abbau erfolgt ist und alles wieder geräumt ist, endet auch der Job unseres und Ihres Veranstaltungsleiters – einer für alles!

Diese Dienstleistung bieten wir an für:

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